Mit is szabályoz a rendelet?

 

E rendelet szerint kell minden olyan iratot, okiratot megőrizni, ahol erről törvény rendelkezik.
A megőrzésre kötelezett folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés, megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.

 

Kiterjed a megőrzési kötelezettség arra a szigorú szabályra is, hogy a megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentum értelmezhetősége, olvashatósága a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon.
Ennek megoldása lehet, hogy a dokumentum megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezetet is megőrizzük.

 

A most hatályba lépő rendelet jelentős könnyítést jelent az archiválásban.

 

1. A fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentumok tekintetében már nem szükséges az időbélyegző alkalmazása
    
2. Zárt rendszerű megőrzés esetén már nem elvárás az akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány.(Ez azonban nem jelenti, hogy nincsen szigorúan szabályozva a megőrzési rendszer kialakítása, beleértve a felelősségi körök meghatározását, és a rendszer alapos dokumentálását).
    
3. Új lehetőségként jelenik meg az online számla adatszolgáltatási rendszer alkalmazásával megvalósítható archiválási módszer. Ennek előfeltétele, hogy a számla kiállítója a számlázó programból teljesített adatszolgáltatásában meg kell, hogy adja az elektronikus számla hash kódját.Ez a megoldás 2018.07.01-től a belföldi áfaalany kapcsolatokban alkalmazható. (Nem áfa-alany magánszemély számára kiállított számláról, számlával egy tekintet alá eső dokumentumról nem szabad adatot szolgáltatni.)Fontos hangsúlyozni, hogy az elektronikus dokumentum megőrzésének kötelezettsége ebben az esetben is megmarad adóalanyi kötelezettségként, mert az adóhivatali rendszerbe továbbított adat kizárólag az adóalany által megőrzött elektronikus dokumentum adattartalmának hitelességét tudja garantálni.